#19 Aanraken is zetten

Verwerk informatie direct en volledig

Heb je nog 500 mails in je inbox staan die je gemiddeld 8 keer gelezen hebt? Dan handel je niet direct alles af wat je aanpakt. Als er nou ergens tijd verloren gaat dan is het in het oppikken van achterstallige e-mails en acties die je eerder niet helemaal hebt verwerkt. Omdat je op het moment dat je er mee bezig was niet kon beslissen wat je er mee moest doen. Als je direct alles afhandelt wat je hebt aangepakt kun je halve dagen gaan werken. Aanraken is zetten.

Tips voor het beginnen met direct verwerken:

• Als je e-mail opent, bepaal direct wat je er mee moet doen. Direct doen (5%) of verwerken. Verwerken bestaat uit op je todo lijst zetten of voor later of archiveren in je systeem.
• Het zelfde geldt voor Whatsapp berichten (momenteel sneeuwt iedereen in met honderden apps per dag). Hiervoor kun je zero inbox toepassen.
• Als je good old papieren post binnen krijgt en je opent deze verwerk de inhoud direct. Haal de actie er uit en zet deze op je todo lijst en scan de brief gelijk in naar je archief (in Evernote).
• Als iemand iets aan je vraagt. (aangeraakt in je hoofd, meteen zetten) Haal meteen de actie er uit en doe ze of zet hem op je todo lijst voor later.

Achtergrond bij aanraken is zetten

Ontelbare keren denk ik. Dat doe ik zo wel even. Floep weg. Als je alles wat je vastpakt ook direct verwerkt ga je veel minder vergeten. Je brein wordt langzaam betrouwbaarder. Ik verbaas me nog dagelijks hoeveel de regel aanraken is zetten oplevert. Collega’s en klanten die verbaasd zijn over de pro-actieve actie. Ons brein is gemaakt om ideeën te krijgen niet om ze vast te houden. Hoe meer ruimte je weet vrij te maken in je hoofd door het leeg te maken des te beter worden de ideeën.

Meer informatie over direct verwerken van informatie

• Time management met het OHIO systeem (Tijdwinst.com)

365 stapjes om productiviteit te verbeteren

Deze tip is onderdeel van de reeks 365 stapjes om 37 keer productiever te worden. Heb je hulp nodig bij het aanleren van nieuwe routines? Plan dan een belafspraak dan bespreken we hoe samen kunnen werken aan nieuw gedrag.