Ik ga beginnen als ik mijn mail heb weggewerkt..
Een vraag die ik vaak krijg tijdens online coaching is hoe plan ik een klus waar geen deadline op zit, maar die ik voor mezelf moet doen? Deze klussen sneeuwen namelijk altijd onder door de dagelijkse acties die urgent zijn en waar wel een deadline op zit. In je brein is het vaak een grote klus waar je aan wil beginnen maar de tijd lijkt er nooit te zijn. Dit komt doordat we aan het begin van de dag eerst de kleine klussen uit de mail oppakken met het idee als die maar eerst gedaan zijn, dan kan ik daarna aan het project beginnen. Deze manier van werken levert geen resultaat op. Hierdoor begin je met kleine ad hoc klussen en zo rond 4 uur als al deze klussen zijn weggewerkt, wil je aan het project gaan werken. Maar dan is vaak het beste er al af, de energie is laag en de resterende tijd is toch te kort om het project goed te beginnen. Herkenbaar?
Pak het anders aan door van tevoren te bepalen wat je moet doen en wanneer je het gaat doen.
Een crash course project plannen:
- Begin met te bedenken hoe het project er uit ziet als het afgerond is. In Agile noemen we dit de Definition of Done. Dat is niet zo iets als het project is ‘klaar’, maar hoe ziet klaar er uit. Dus niet: het plan van aanpak is klaar, maar het project van aanpak is per mail verzonden.
- Als je weet wat de laatste actie is om het project af te ronden, kun je bedenken wat je moet doen om daar te komen. De volgorde van de acties maakt in eerste instantie niet zo veel uit. Het brein is namelijk relationeel georganiseerd in plaats van chronologisch. Dus bijvoorbeeld:
- het oude plan van aanpak lezen
- ideeën voor een nieuw plan noteren
- het plan bespreken met collega’s
- het plan schrijven
- de begeleidende mail schrijven
- het plan versturen
- Plan deze taken elke op een datum waarop je ze uitvoert. Kleine taken kunnen op de takenlijst, grote acties kun je beter opnemen in de agenda.
- Voer de taken uit. Bij een goede takenmanager als Todoist of de takenmanagers van Google Workspace of Outlook komen deze taken automatisch terug in de dagelijkse takenlijst.
- Zoals elke planning werkt deze alleen als je deze actueel houdt en regelmatig bijstelt als de planning wijzigt. Je vertrouwt een planning alleen als deze actueel is, je gebruikt een planning alleen als je deze vertrouwt.
Op deze manier krijg je ook grote klussen waar geen deadline aan hangt voor elkaar zonder dat je deze naar de avond of het weekend verschuift.
Heb je hulp nodig om je eigen werk te plannen?
Maak dan een belafspraak om de mogelijkheid voor online coaching te bespreken.
