fbpx Skip to main content
Geen onderdeel van een categorieProductiviteit

De voordelen van matig gebruik van e-mail op je smartphone

By 16 november 2014augustus 31st, 2021No Comments

smartphone-emailOnlangs merkte ik dat ik meerdere malen per uur op mijn smartphone checkte of ik nog nieuwe e-mail had. Tijdens het wachten in de rij voor de supermarkt, tijdens het wachten op de trein. Is het constant verwerken van e-mail via je smartphone functioneel? En wat levert het op? Vorige week heb ik de snelkoppeling naar de e-mail app op het startscherm verwijderd en dat bevalt prima!

Automatisch synchroniseren

Het automatisch synchroniseren van e-mail heb ik enige tijd geleden al uitgezet. Als ik automatisch nieuwe berichten krijg is het hek van de dam en heb ik de neiging om elke nieuwe mail direct te willen lezen. Mijn Gmail app is het daar niet zo mee eens en vraagt elke keer of ik het automatisch synchroniseren niet wil aanzetten.

Niet functioneel

Eén reden om niet teveel email op mijn smartphone te lezen is dat het beantwoorden van e-mail niet functioneel is. Het typen van een fatsoenlijke reply op de smartphone gaat vele malen langzamer dan op een pc. Veel mensen doen dit wel, daardoor krijg ik vaak berichten die haastige opgesteld zijn met spelfouten met daaronder de regel “verstuurd via iPhone”. Dat ziet er gebrekkig en gehaast uit en maakt soms een kneuzige indruk. Doordat ik veel e-mails alleen maar bekeek en er vervolgens niks mee deed bleven ze in mijn inbox staan, met als gevolg dat ik de e-mails alsnog moest verwerken als ik achter een pc zat. Dubbel werk dus en niet functioneel.

Minder efficiënt

Als je e-mail verwerkt dat is het aan te raden om dat zoveel mogelijk batch-gewijs te doen. Daarbij verwerk je een aanzienlijke hoeveelheid e-mails in één keer. Bij voorkeur tot je inbox leeg is, volgens de zero inbox policy. Dit is veel efficiënter dan om de het kwartier een paar mails half te verwerken, en het scheelt veel tijd. Het verwerken van mail gaat efficiënter op een pc.

Weten en niet weten

De vraag bij het dwangmatig checken van e-mail is eigenlijk ook waarom je dat doet. Waarschijnlijk wil je alleen weten of er iets nieuws voor je is. Daarmee kies je er voor om constant te willen weten wat er overal speelt. Echter is het handig om te weten dat een boze klant wil dat je nu het rapport afmaakt als je in de rij bij de supermarkt staat? Nee, dat is het niet, het levert je extra stress op. Op dat moment kun je het beter even niet weten. Je bent boodschappen aan het doen, zorg dat je dat goed doet. Lees de mail van de klant als je achter een pc zit en de mogelijkheid hebt om ook daadwerkelijk iets te doen met de mail. Het is dus blijkbaar lastig om er bewust voor te kiezen om dingen even niet te weten totdat je er klaar voor bent. Meestal wint onze nieuwsgierigheid het van onze wil om even rustig te doen waar we mee bezig zijn.

Aandacht

Tijdens het checken van e-mail op mijn smartphone is mijn aandacht volledig bij mijn smartphone. En na het lezen van de e-mail is mijn aandacht vaak bij de dingen die ik in de mail gelezen heb of de dingen die ik nog moet doen. Daarbij mis ik vaak de essentie van wat ik op de dat moment aan het doen ben. Zoals mijn dochter die tijdens de zwemles door een hoepel zwemt die onder water ligt. Ik ben er wel, maar eigenlijk ben ik heel ergens anders met mijn hoofd.

Natuurlijk zijn er ook situaties waarin het wel handig is om je e-mail te kunnen verwerken op je smartphone, maar het is goed om een bewuste keus te maken en niet meegesleurd te worden in een gewoonte waar je niet over nadenkt.

Job Baart de la Faille

Ik ben een online coach die je helpt om slimmer te werken (en niet harder). Via online coaching help ik je om jouw eigen systeem en gedrag te ontwikkelen.

× Vraagje?