Een goed Getting Things Done systeem (GTDS) helpt je bij het uitvoeren en beheersbaar maken van je werkzaamheden. Als je een GTDS goed inzet dan vermindert het stress doordat je overzicht houdt. Iedereen heeft zijn eigen voorkeur voor een GTDS. Hieronder een beschrijving van de tools en methodes die ik gebruik voor mijn GTDS.
Veel van de dingen die je moet doen komen binnen via je inbox. Ik gebruik verschillende Gmail boxen, het is een beetje om het even welke e-mail pakket je gebruikt. Bij het verwerken van de mail hanteer ik een zero inbox policy. Hierbij zorg je ervoor dat je inbox alleen ongelezen mail bevat. Bekijk hier de klassieke video met de presentatie van zero inbox bij Google. Met deze policy en wat andere gewoonten werkt het verwerken van e-mail zo:
- Verwerk al je e-mails in de inbox en laat geen e-mails achter in je inbox. Als je nieuwe e-mail verwerkt, behandel dan alle e-mails stuk voor stuk en sla geen mails over totdat je inbox helemaal leeg is. Veel mensen laten e-mails waar ze nog wat mee willen doen in hun inbox staan, dit heeft als gevolg dat je een groeiende lijst krijgt met onafgehandelde e-mails die onderin je inbox staan te stoffen. Een inbox is een box voor ongeopende mail.
- Kies bij het verwerken van elke mail tussen drie opties: archiveren, direct antwoorden of inplannen voor latere verwerking. Als je bij het verwerken van elke e-mail een keuze maakt tussen deze drie acties zul je merken dat je efficiënt door je mail heen gaat en dat je binnen een kwartiertje klaar kan zijn. Merk op als je aan het treuzelen bent bij het verwerken van een mail, dwing jezelf dan om een keuze te maken. Als je nog informatie mist om een mail te beantwoorden, plan deze dan in voor latere verwerkring. Maak hiervoor verschillende mappen waarin je deze e-mail kan bewaren.
- Kies een aantal vaste momenten op de dag voor het verwerken van e-mail. Hiermee voorkom je dat je continu bezig bent met het behandelen van e-mail. Het is efficiënter om al je e-mail achter elkaar te verwerken dan af en toe een nieuwe e-mail te beantwoorden. Kies hiervoor vaste momenten bijvoorbeeld ’s ochtend, rond de lunch en aan het eind van de dag. Sluit je e-mail programma na het verwerken van je e-mail. Schakel alerts uit die nieuwe e- mails direct in je scherm tonen of een envelopje in de taakbalk tonen. Deze alerts vormen een afleiding van je kostbare focus als je aan het werk bent.
Je zal merken dat een lege inbox rust geeft.
Todo lijst
Het bijhouden van een goede todo lijst geeft overzicht doordat taken niet in je hoofd zitten maar netjes in een lijst staan. Ik gebruik Any.Do voor het bijhouden van mijn todo’s. Het voordeel van Any.Do is dat het beschikbaar is als app voor de smartphone en als app voor Chrome. Met de Chrome app kun je tijdens het werken snel vanuit je browser de todo lijst oproepen en een nieuwe taak toevoegen. Vanzelfsprekend worden de taken tussen de Chrome app en de mobile app gesynchroniseerd. Mijn habits voor het werken met een todo lijst:
- Probeer elke todo die voorbij komt direct in je todo lijst op te nemen. Soms loop je op straat en bedenk je opeens dat je nog iets moet aanschaffen. Neem een minuut om stil te staan en voer de todo in. Hiermee voorkom je dat de todo nog een aantal keer voorbij komt in je gedachten.
- Werk je todo lijst dagelijks bij. Als je veel todo’s hebt zul je merken dat de lijst groeit. Als je niet oppast wordt deze onoverzichtelijk doordat er veel taken in staan die niet meer actueel zijn. Neem dus dagelijks een paar minuten de tijd om door al je taken te lopen om te kijken of deze nog actueel zijn.
- Maak verschillende categorieën aan voor verschillende typen taken. Om overzicht te houden is het belangrijk om onderscheid te maken tussen verschillende categorieën van taken. Ik hanteer de volgende categorieën: Persoonlijk, Werk, Administratie en Huis (voor klusjes in- en om het huis).
Dagplanner
Het plannen van je dag vóórdat je begint met werken is heel belangrijk. Als je dat niet doet vliegt de dag voorbij en dan is het maar de vraag of je aan het eind van de dag gedaan hebt wat je eigenlijk wilde doen. Wat voor mij goed werkt is het gebruik van een dagplanner. Een dagplanner bestaat uit good old papier, met daarop de uren van je werkdag waarop je afspraken kan noteren. Bij voorkeur bevindt zich naast de tijdslijn een lege ruimte waarop je alle taken die je op een dag wil uitvoeren kan noteren. Dit is een goed voorbeeld van de opmaak. Met deze dagplanner werk je als volgt:
- Begin je dag met het invullen van je dagplanning. Doe dit vóórdat je een inbox opent. Dit voorkomt dat je via je inbox in je werk opgaat zonder dat je bewust een indeling hebt gemaakt van je dag.
- Schrijf eerst je afspraken voor de dag in je dagplanning. Als je afspraken met begin en eindtijd hebt opgeschreven in je dagplanning krijg je een beeld van de ruimte die je hebt rond je afspraken op een dag.
- Maak een lijst van de taken die je wil uitvoeren op een dag. Schrijf aan de rechterkant van de tijdlijn je todo’s die je wil uitvoeren op een dag. Gebruik je bijgewerkte todo lijst als basis voor het vullen van deze lijst. Een fijne todo lijst heeft een vakje voor de todo, hierin kan je een vinkje plaatsen als je de todo hebt afgerond.
- Plan een begin- en eindtijd voor een taak. Noteer op de tijdslijn de begin- en eindtijd van een taak. Dit lijkt soms moeilijk aan het begin van een dag, maar hierdoor dwing je jezelf om werk in te schatten. Het is belangrijk om de eindtijd van een taak in de gaten te houden tijdens je dag, zodat je weet wanneer je aan de volgende taak moet beginnen.
- Bekijk aan het eind van dag naar het resultaat van je dagplanning. Aan het eind van de dag kan je zien wat er van je planning terecht is gekomen. In het begin zul je misschien zien dat je te veel inplant en dat je taken te dicht op elkaar zitten. Het is de bedoeling dat je hier van leert. Als je dit goed doet wordt je elke dag een stukje beter!
- Taken die blijven liggen en relevant zijn gaan naar de volgende dag. Het zal vaak voorkomen dat het niet lukt om al je taken af te ronden. Zie dat niet als falen. In veel werkomgevingen verlopen de werkzaamheden hectisch doordat er veel werkzaamheden voorbij komen die jouw planning in de war schoppen. Merk dit op en probeer hier op te anticiperen. Te rigide vasthouden aan je planning werkt ook niet. Bekijk bij het pannen van je dag of er nog taken zijn van gisteren die nog relevant zijn en plan ze opnieuw in.
Most Important Tasks
Als je veel wil doen op een dag is het moeilijk om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Hierbij helpt het om voor jezelf te bedenken wat jouw drie belangrijke taken op een dag zijn. Deze Most Important Tasks (MIT´s) zijn de belangrijkste taken die je op een dag moet doen. Dit kunnen kleine taken zijn zoals het sturen van een mail, of grote taken zoals het schrijven van een artikel. Door het formuleren van drie MIT’s voor de dag dwing je jezelf om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Enkele tips voor het werken met MIT’s:
- Neem de MIT’s op in je de dagplanning. Bij het samenstellen van je dagplanning kan je het uitvoeren van MIT´s inplannen. Door ze in te plannen maak je het concreet voor jezelf wanneer je moet starten. Markeer ze duidelijk met 1, 2, en 3.
- Plan het uitvoeren van je MIT´s aan het begin van je dag. Het vroeg inplannen van je MIT´s heeft als voordeel dat de kans groter is dat je daadwerkelijk toekomt aan de taak. Gedurende de dag komen er vaak urgente werkzaamheden tussendoor die er voor kunnen zorgen dat je niet aan je MIT’s toekomt. Tevens ben je aan het begin van de dag nog fris en heb je meer energie om de taak af te ronden.
- Neem één taak op die je helpt bij je lange termijn doelen. Als je toewerkt naar bepaalde doelen heb je korte- en lange termijn doelen. Ik heb al snel de neiging om veel korte termijn doelen op te nemen als MIT’s. Met als gevolg dat er van mijn lange termijn doelen weinig terecht komt. Daarom is het goed om één lange termijn doel op te nemen. Deze vergen vaak wat meer tijd, dus vandaar de verdeling 1:2.
Het bovenstaande GTDS geeft houvast bij het inplannen van mijn werk. Zoals met elk GTDS moet het geen doel op zich worden om zoveel mogelijk aan je GTDS vast te houden. Bekijk welke tools en gewoonten voor jou werken. Probeer daarbij niet te vaak te switchen van tools en gewoonten. Het duurt even voordat je doorhebt welke tools en gewoonten werken en welke niet, als je constant veel veranderingen aanbrengt wordt je GTDS stuurloos.
3 Comments