Afgelopen woensdag was ik bij de masterclass Getting Things Done van de Amerikaanse guru op het gebied van productiviteit David Allen. David Allen heeft met z´n boek Gettings Things Done uit 2001 de wereld veroverd. Op inzichtelijke wijze vertelt hij hoe je van een gedachte die voorbij flitst naar een uitgevoerde handeling kan komen. Tijdens de masterclass geeft hij een aantal mooie oneliners die je kunnen helpen om efficiënt en stressvrij te werken.
1. Als we op Jupiter landen hebben we nog steeds een systeem nodig om dingen gedaan te krijgen. Het zal altijd nodig zijn om na te denken over een slimme manier om dingen gedaan te krijgen.
Getting things done: a master class door @gtdguy When we will land on jupiter we still need a #gtd system. pic.twitter.com/7xlhn0dh87 — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
2. Je hoofd is een chaotisch kantoor, schep orde in deze chaos. In je hoofd zitten eindeloos veel dingen die je wil doen, deze veranderen ook nog eens per seconde, probeer orde aan te brengen in deze chaos.
Your head is a crappy office. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
3. Het echt managen van tijd is een illusie. Hoe goed je GTD systeem ook is, het is een illusie dat je tijd kan gaan managen.
Time management is a hoax. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
4. In een fractie van een seconde kan je een goed idee bedenken. Hou hier rekening mee als je hard aan het zwoegen bent om iets gedaan te krijgen, misschien moet je iets minder hard ploeteren maar ruimte scheppen om een goed idee te laten ontstaan.
It takes zero time to get a good idea. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
5. Je hersenen zijn ontworpen om ideeën te krijgen en niet om ze vast te houden. Het is onmogelijk om al je goede ideeën te onthouden, het is makkelijk om ideeën te krijgen als jezelf de kans geeft.
Your brain is designed for getting idea’s not holding them. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
6. Slim zijn is het anticiperen van dom of vergeetachtig gedrag van jezelf. Leg bijvoorbeeld dingen spullen klaar de avond voordat je ergens heen gaat om te voorkomen dat je ze gaat vergeten.
Being smart is anticipating your dump behaviour. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
7. Probeer jezelf uit te dagen om ideeën niet vaker dan één keer te hebben. Dit zal er voor zorgen dat je ideeën beter gaat vast leggen als ze voorbij flitsten.
Challenge: do not have an idea more than once. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
8. Als je al je ideeën gaat opschrijven zal je aan de ene kant schrikken wat je allemaal in je hoofd hebt, aan de andere kant zal het opluchten doordat je ideeën opschrijft.
There is a weird balance of grief and releaf when you do a mindsweep. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
9. Keuze stress is een gevaarlijke ziekte. Zeker in onze tijd waar het aantal mogelijkheden elke dag exponentieel toeneemt.
Descision fatigue is a dangerous disease. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
10. Als je een dwangmatige lijstjesmaker wordt zal er niks meer uit je handen komen.
When you are a conpulsive list maker you will not get things done. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
11. Troep ontstaat vanzelf en vernietigt zichzelf niet. Het is zaak om voor jezelf overzicht te behouden en dingen te ordenen.
Crap self generates, it does not self distruct. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
12. Maak je todo lijst duidelijk aan de hand van de volgende stappen.
Clarifying your todo list. @gtdguy #gtd pic.twitter.com/zxT4r89EDG — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
13. Om te een idee om te zetten naar een uitvoerbare taak moet je nadenken wat je precies moet doen.
You got to think what the work actually is to make it actionable. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
14. Als iets minder kost dan 2 minuten doe het dan meteen. Ik vind dit zelf een zeer belangrijke tip. Bijvoorbeeld als je e-mail aan het verwerken bent zorg ervoor dat je dingen gelijk afhandelt zodat ze niet op je todo lijst hoeven komen te staan.
If the action takes less than 2 minutes just do it. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
15. Het probleem met Evernote is dat het vaak gebruikt wordt om alleen dingen in op te slaan en minder voor het opzoeken van dingen.
The problem with #Evernote is that it is ‘file only’. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
16. Wat je hard nodig hebt op de todolijst is ruimte. De neiging is groot om alles helemaal vol te plannen. Maar juist door ruimte in te plannen ontstaan goede ideeën. De lekkerste kaas zit daadwerkelijk in de gaten.
What you need on your todolist is space. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
17. De GTD methodologie staat los van systemen. Je zal een vertaling moeten maken naar een systeem dat voor jou goed werkt.
The #gtd methodology is free of systems. @gtdguy — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
18. Zet geen nieuwe todo’s in oude lijsten. Daarmee wordt het alleen maar overzichtelijker wat je wil doen. Werk eerst je hele lijst bij.
Do not put new things on old lists. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
19. Slechte vergaderingen veroorzaken slechte e-mails. Doordat de afspraken niet helder zijn weet niemand precies wat er afgesproken is.
Bad meetings create bad e-mails. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
20. Een GTD systeem zal de wereld niet veranderen, maar het helpt je wel met het opbouwen van een gezonde relatie met de dingen die je wilt doen.
A gtd system does not change the world but changes how you engage with the world. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
21. Laat me weten als je nog iets van mij nodig hebt. Het is van belang om dit af te stemmen met mensen met wie je samenwerkt om te voorkomen dat er iemand wacht op jouw input.
Shake my tree if you do not get an answer from me. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
22. Veel mensen die werken in de ICT gebruiken weer gewoon papier. Ik heb altijd een opschrijfboekje bij me om ideeën vast te leggen, dit gaat vaak makkelijk dat pielen met je smartphone.
A lot of high tech guys go back to paper. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
23. Als ik leidinggevenden coach vraag ik vaak naar waar ze nu over nadenken. Dit geeft vaak een goede aanleiding om problemen bij productiviteit en efficiëntie te bespreken.
When coaching executives i start off with asking: what is on your mind right now? @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
24. Dingen die je niet goed managet kosten veel energie.
Things that you do not manage appropriate suck your energy. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
25. Getting things done gaat niet over het gedaan krijgen van dingen, maar meer over hoe je werkt en wat je stress geeft.
Gettings things done is not about getting things done. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
26. Getting things done gaat over het opbouwen van een gezonde relatie met de dingen in je leven die je bezighouden.
Getting things done is about properly engaging with the things in your life. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
27. Angst kun je omschrijven als toekomstige dingen die echt lijken.
FEAR = Future Events Appearing Real. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
28. Controle is verslavend. Het is verleidelijk om door te slaan in de mate waarop je dingen wil controleren. Ik denk dat we daar allemaal op onze eigen manier last van hebben.
Control is a big addiction. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
29. Maak een lijst van projecten zodat je deze kan delen. Bijvoorbeeld om je baas te kunnen laten zien dat je te veel op je bordje hebt.
Have a list of projects to be able to share. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
30. Kijk regelmatig vooruit en achteruit in je agenda en mail box om inzicht te krijgen met welke projecten je allemaal bezig bent.
Reviewing and looking forward kin your agenda triggers reminders for your projects. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
31. Dingen vergen je aandacht omdat je ze niet de juiste aandacht geeft. Pas als je zaken de aandacht geven die ze verdienen kun je ze daarna met rust laten. Bijvoorbeeld het doen van je belastingaangifte 🙂
Things have your attention because you have not given them appropriate attention. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
32. Soms moet je even rustig aan doen om tot de juiste oplossing te komen. In plaats van doorbuffelen tot je tegen een betonnen muur loopt.
Sometimes there is a lot of power in slowing down. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
33. Je hoeft geen dingen vast te leggen die hun eigen patroon hebben. Als je door de supermarkt bij jou in de buurt loopt om boodschappen te doen heb je waarschijnlijk al de juiste route in je hoofd.
You don’t need to track stuff that you don’t need to track. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
34. Doe wekelijks een review en loop door je lijst met todo’s heen om te kijken of alles nog relevant is en om te zien wat je afgelopen week hebt gedaan, daar kun je veel van leren.
Do a weekly review of your todo list. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
35. Je todo lijst is zo goed als je ‘m zelf maakt.
Your todo list is as good as you are willing to maintain. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
36. Amsterdam is het San Fransico van Europa. Altijd goed om te horen. San Fransisco is een fijne stad.
#Amsterdam is the San Francisco of Europe. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
37. Het is een prettig gevoel dat jezelf buiten je comfort zone kan begeven.
You want the ability to throw yourself out of control. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
38. Geheimen van de kenniswerker ninja.
Secrets of the knowledge worker ninja. @gtdguy #gtd pic.twitter.com/21NacFm7iv — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
39. Een biertje dat je drinkt als je hard gewerkt hebt smaakt beter dan een biertje dat je drinkt om het werk dat je moet doen te vermijden.
A high performance beer tastes better than an avoidance beer. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
40. Ik ben niet mijn werk. Belangrijk om te realiseren dat je los staat van je werk zoals je ook niet je eigen gedachten bent.
I am not my work. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
41. 5 stappen om de troep in de keuken te lijf te gaan.
Five steps to clean a mess in the kitchen 1 capture, 2 clarify, 3 organize, 4 reflect, 5 engage @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
42. Je hersenen zijn er voor om ideeën te krijgen niet om ze vast te houden.
Your head is for having idea’s, not for holding them. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
43. GTD is er voor om de aapjes in je hoofd stil te krijgen.
#GTD is good for shutting up the monkey in your mind. @gtdguy http://t.co/0afgWZ5LfJ — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
44. Opgeruimd en georganiseerd zijn verschillende dingen. Je bureau kan perfect opgeruimd zijn, maar dat zegt niks over hoe georganiseerd je bent.
Neat and organized are different things. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
45. Als je midden in de troep zit kan je niet nog een troep beginnen. Als je projecten op orde zijn kan je binnen een project prima een tijdelijke puinhoop aan.
If you are already in a mess you don’t have the room to create another. One mess at a time. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
46. Je moet je koppie gebruiken om je gedachten helder te krijgen.
You have to use your mind to get your mind clear. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
47. Als je niet regelmatig van je surfboard valt surf je waarschijnlijk op te kleine golven. Als je te veel in je comfortzone werkt mis je de uitdaging.
If you’re not falling of your board once or twice a day you’re probably not riding big enough waves. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
48. Snelle tips om overzicht te verkrijgen voor leidinggevenden.
Instant executive sanity. @gtdguy #gtd pic.twitter.com/5CIwqNyEIV — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
49. GTD is eigenlijk jezelf klaar maken voor elke mogelijke situatie die zich kan voordoen.
#gtd is getting ready to be ready for anything. @gtdguy #gtd — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015
50. Bedankt voor het lezen van dit artikel 😉
A selfie with the @gtdguy Thanks for a great day of training @pyotr. Done. #gtd pic.twitter.com/ztDbut3JNr — Job Baart d.l Faille (@zenhabitsnl) April 22, 2015