Het switchen tussen verschillende taken en multitasken levert soms stress op. Maar niet altijd, soms is het ook wel even lekker om een paar dingen tegelijk te doen en zo snel wat zaken af te handelen. We hebben verschillende modi om dingen te doen. Het is verhelderend om te weten in welke modus je verkeert. Wanneer gebruik je welke modus?
Geconcentreerd aan één taak werken
Sommige taken vergen al je concentratie. Het schrijven van een stukje zoals dit vergt al mijn aandacht. Daarbij moet ik mezelf dwingen om gedurende minimaal 20 minuten mijn aandacht bij het schrijven te houden. Verleidingen zoals even mijn mail checken of even wat op sociale media rond struinen probeer ik te weerstaan. Dat kost moeite, maar het gaat goed. Na een paar minuten schrijven kom ik iets mee in de flow en wordt de verleiding om iets ander te gaan doen minder.
Multitasken
We lijken steeds meer te gaan multitasken. Er wordt veel onderzoek naar gedaan of multitasken goed of slecht is. Het is maar net wat je goed of slecht noemt. Soms voelt het prettig om een paar dingen naast elkaar te doen. Mail verwerken, tegelijk wat dingen opzoeken op internet en ook wat op social media rondstruinen. Het is prima als je weet dat je in deze modus verkeert. Het gevaar van deze modus is echter dat je de hele dag door kleine dingen langs elkaar doet en niet toekomt aan een paar belangrijke taken die focus vergen en deze gaat ontwijken. Een andere valkuil van deze modus is dat je zoveel dingen naast elkaar doet dat je niet meer weet waar je mee bezig bent. Als je dit lang met veel tijdsdruk volhoudt zul je flink gestrest raken.
Waar zit de magie?
De magie zit hem volgens mij in het onderkennen wat op dit moment de juiste modus is. Voor mij is dat nu geconcentreerd werken en dit artikel schrijven.
Wanneer ontstaan problemen en wat zijn de mogelijke oplossingen?
Er is een aantal problemen die je tijdens het werk kan oplossen als je deze twee modi in gedachten houdt:
- Je gebruikt de verschillende modi door elkaar. Als ik nu tijdens het schrijven van dit artikel ga multitasken komt er niks uit mijn vingers. Dit resulteert in een artikel dat niet opschiet. Oplossing: kies de modus die op dat moment het beste past en hou daar even aan vast.
- Je vindt dat je een bepaalde modus moet aannemen, maar het lukt niet. Bijvoorbeeld geconcentreerd werken, maar het lukt even niet. Als je dan jezelf dwingt om door te zetten wordt het ‘moeten’ en gaat je werk moeizaam waardoor je het plezier verliest. Oplossing: geef jezelf een break.
- Je verkeert in de illusie dat je 8 uur per dag geconcentreerd kan werken. Dit is volgens mij een wijdverbreide misvatting en de reden dat we allemaal het idee hebben dat je 8 uur op je krent achter een bureau moet zitten om je werk goed te doen. Oplossing probeer je werk eens in 6 of misschien wel 4 uur te doen door bewust af te wisselen tussen de twee modi. Dan zul je zien dat je veel minder tijd kwijt bent met treuzelen en half werk verrichten.
- Je bent je niet bewust van de modus die het beste past bij het werk dat je moet doen. Als je jezelf goed aanvoelt weet je met welke modus je op dit moment het beste werkt. Oplossing: Stel je zelf de vraag welke vorm van de dag je hebt en wat je daarmee het beste als eerste kan aanpakken.
Als je deze twee modi goed leert kennen zal je efficiënter en makkelijke leren werken. Het schrijven van dit stukje kost mij nu 20 minuten, waar ik ook regelmatig een uur loopt te ploeteren als ik in de verkeerde modus zit.
Bovenstaande modi vormen de basis voor de ultieme Gettings Done houding waarbij je altijd in flow bent. Een mooi streven, maar net als elke heilige graal onbereikbaar. En gelukkig maar want dan blijft er wat te wensen over.