30 Day Challenge

#57 Beginnen met vaste dag voor administratie

administratie

Zwerven alle niet betaalde rekeningen nog ergens in je inbox? Heb je klanten nog niet gefactureerd omdat het ‘dom’ werk is? Heb je nou nog steeds je uren van vorige week niet bijgewerkt? Grote kans dat je geen vaste dag en tijd hebt waarop je deze administratie verwerkt. Dit gebrek aan overzicht geeft een onprettig gevoel waardoor je hoofd niet leeg om het werk dat nu moet doen met honderd procent focus te doen. Deze onbewust aangeleerde gewoonte kan je vervangen door een slimme routine die makkelijk, en soms ook leuk is. Lees verder hoe je simpel begint.

Starten met een vaste dag voor administratie

  • Kies een dag dat je van nature weinig afspraken hebt. Plan een tijd (voor mij is een uurtje voldoende) dat je goede energie hebt. (niet je focustijd in de ochtend dat is zonde). Zet de afspraak in je agenda met het subject #administratie met een wekelijks terugkeerpatroon.
  • Maak een script met wat je in dat uur moet doen ken meteen een terugkeerpatroon toe bv: uren bijwerken (wekelijks), facturen betalen (wekelijks), facturen versturen (maandelijks), BTW aangifte (3 maandelijks). Dit script fungeert tevens als een checklist zodat je zeker weet dat je alles gedaan hebt.
  • De dagelijkse routine bestaat uit het verzamelen van alle inkomende facturen en administratieve berichten in deze map #administratie
  • Gevorderd: Werk met een digitale map #administratie in een taken manager als Todoist. Daar kun je alles vanuit je (Gmail)inbox direct naartoe doorzetten met een slimme plugin.
  • Pro: Maak er een wedstrijdje van hoe snel je de BTW aangifte kan doen.

Achtergrond bij administratieve klusjes

Uitstelgedrag doet zich vooral voor bij klusjes die weinig bevrediging opleveren. Ze moeten gebeuren. Van uitstel komt geen afstel. Ze blijven door je hoofd stuiteren. Door ze slim te organiseren zul je merken dat het makkelijker gaat. Het knagende gevoel dat je ze nog moet doen is weg. Je ziet minder op tegen de klussen. De lol kan zitten in het automatiseren en optimaliseren waardoor het steeds makkelijker gaat en je tijd over houdt om leuke dingen te doen.

Wat doe jij om je administratie slim uit te voeren? Laat het weten in de comments.

365 stapjes om productiviteit te verbeteren

Deze tip is onderdeel van de reeks 365 stapjes om 37 keer productiever te worden.

Job Baart de la Faille

About Job Baart de la Faille

Wohow! Je wil meer weten over mij? Lees hier verder

One Comment

Leave a Reply